Requerimientos

Una empresa es una entidad o institución que se dedica a la prestación de servicios o desarrollo de productos para satisfacer las necesidades de sus clientes. Para aumentar las ventas, es necesario una actividad comercial y marketing, así como una definición de una misión, estrategia, objetivos, políticas, etc.

Cuenta con una estructura interna, organizada en función de la actividad que realizan mediante secciones, áreas, departamentos y divisiones. Cada uno de ellos tendrá sus objetivos en función de la unidad de negocio.

Para poder conocer y evaluar su estado actual, será necesario realizar la definicion KPI / indicadores que nos permitirán  medir los resultados para poder tomar decisiones.

¿Que es el Business Intelligence?

Se conoce como Business Intelligence al conjunto de estrategias que permiten obtener conocimiento para la toma de decisiones del negocio. En consecuencia, la definicion KPI se convierte en una tarea fundamental para poder analizar la situación actual.

Para comprender su importancia, supongamos el siguiente ejemplo práctico:

«Una empresa dedicada a la venta online de productos electrónicos se enfrenta a un problema en el negocio. En los últimos 6 meses, las ventas se han visto gravemente disminuidas, obteniendo pérdidas de hasta un 30%.»

Llegados a esta situación:

• ¿Dónde se encuentra el problema?
• ¿La competencia ofrece mejores precios y/o productos?
• ¿La plataforma y/o interfaz de usuario para comprar está dando problemas?
• ¿Se necesita invertir más presupuesto en campañas de marketing?
• ¿Están los empleados suficientemente motivados?

Son muchas las preguntas que podemos hacernos para tratar de buscar respuestas. En ocasiones, no hay un único motivo sino más de uno. En cambio, en otras es el resultado de decisiones erróneas.

¿Dónde se encuentran las respuestas a las preguntas del negocio?

Todas las incógnitas reúnen la solución en un mismo lugar: los datos.

Extraer conocimiento de la información de la compañía nos permitirá entender el porqué y cómo se encuentra el negocio, la tendencia e incluso anticiparnos aplicando acciones.

En la tarea de definicion KPI, nos hemos de asegurar de que cada uno de ellas cumpla criterio SMART.

¿Qué significa el criterio SMART?

El criterio SMART establece que cada KPI ha de poder responder las siguientes preguntas:

1. Especifico: ¿Qué objetivo quiero conseguir?
2. Mesurable: ¿Cómo puedo medir el progreso?
3. Alcanzable: ¿Es posible con los recursos y tiempo que dispongo?
4. Relevante: ¿Es importante para el negocio?
5. A Tiempo: ¿Es posible realizar el seguimiento de su evolución?

Suponiendo el ejemplo práctico anterior, estos serian algunos ejemplos de definicion KPI:

• Visitantes únicos.
• Tiempo promedio de visita.
• Ratio pedidos / cliente.
• Porcentaje de pedidos finalizados.
• Disponibilidad de la plataforma de venta.

¿Que es lo más importante en la definicion KPI?

Lo más importante para que un KPI sea considerado como tal, es que ha de compararse con una temporalidad para poder determinar si se está tomando el camino correcto.

A continuación, se observa el siguiente ejemplo con QlikView, en el cuál se hace la definicion KPI que hacen referencia al análisis de incidencias:

Resulta imposible evaluar como se encuentra el negocio únicamente con esta información, ya que surgen incógnitas:

• ¿Se han cerrado muchas más incidencias respecto al mes pasado?
• ¿Cuál es el porcentaje de incremento de incidencias en comparación al año anterior?
• En cuanto a las incidencias abiertas ¿Se encuentra por encima de la media de este año?

En el siguiente ejemplo, se puede observar cómo se compara el KPI ‘Total de ventas’ con un periodo de tiempo (Ej. YTD vs YTD Last Year) y cómo se utilizan diferentes recursos (Ej. gráfico, colores, flechas) para la visualización:

¿Algún ejemplo dónde se aprecie la importancia de la definicion KPI?

Por último, me gustaría comentar la aplicación YouTube Creator Studio de Google.

En ella, los usuarios que disponen de un canal propio en YouTube pueden realizar diferentes análisis de datos en diferentes áreas (visibilidad, audiencia, contenido, etc.) para obtener conocimiento a partir de los datos. Resulta muy útil para los conocidos como YouTubers, ya que con esta app pueden tomar decisiones que incrementen los ingresos mediante el aumento de suscriptores y visualizaciones de sus vídeos.

Esta aplicación es el ejemplo perfecto para destacar la importancia de la definicion KPI, ya que cada uno de ellos cumple con el criterio SMART y se clasifican dentro de un área de análisis.

Por ejemplo, para la pestaña Visión General se definen una serie de indicadores que permite obtener una visualización global de tu canal según un periodo de tiempo:

Por otro lado, en la pestaña Visibilidad se puede realizar un análisis con más profundidad, respondiendo preguntas sobre cómo (ej. términos de búsqueda) y dónde (ej. fuente de datos) los usuarios visualizan los vídeos:

¿Qué conclusiones obtenemos?

En conclusión, la definicion KPI se convierte en una tarea esencial para cualquier proyecto de Business Intelligence. De hecho, es un elemento básico e imprescindible para cualquier dashboard, report, etc.

Con una buena definición conseguiremos medir el estado del negocio, para asegurarnos de obtener el máximo conocimiento y realizar una buena toma de decisiones, para poder cumplir con los objetivos de la compañía.

Ni todo lo que se pueda medir es un KPI, ni existe una regla general para su definición. Por otra parte, definir una gran cantidad nos garantizará el éxito; Debemos definir aquellos que necesitamos. Eso sí, todo dependerá del negocio, sus procesos y necesidades.

Y tú… ¿También mides correctamente tu negocio? ¿Qué indicadores utilizas? ¿Cumplen con el criterio SMART? La clave del éxito la tienes tú.