Y llegó el gran día.
Tras varios años de estudio, mi hermana se gradúa y hoy procedemos a hacer el pago del viaje de fin de curso.
Para ello, primero debemos obtener la cuenta bancaria del colegio en la web; la cantidad a ingresar se encuentra en un papel que nos han dado, el cuál se encuentra actualmente en paradero desconocido. Por último, la contraseña para acceder a nuestra área personal se encuentra en un lugar oculto que sólo conoce mi madre.
Un proceso con una ejecución de cinco minutos, ha conseguido que dure varias horas. No somos conscientes de que disponer de diferentes orígenes de datos y no tener gobernancia sobre ellos conlleva a la peor consecuencia: el caos.
¿Que es el Data Governance?
Independientemente de su dimensión, cualquier empresa dispone de diferentes bases de datos u otros recursos (Ej. ficheros) dónde se almacena la información.
Por lo tanto, cada negocio necesita medir diferentes indicadores (KPI) para poder analizar la situación actual, con el objetivo de tomar decisiones que favorezcan el crecimiento.
Desde el origen hasta dónde se muestran los datos, el conjunto de procesos que controlan que la información siga un estándar, una definición común y aseguran su integridad dentro del modelo establecido, se le conoce como Data Governance.
¿Cómo empiezo a aplicar Data Governance?
Se deben definir los siguientes aspectos para empezar a gobernar nuestros datos:
- Diagrama Data Flow (DFD): Representación gráfica del flujo de datos a través de un sistema de información. Esencial para conocer los diferentes sistemas por los cuales se transmiten la información desde el origen hasta dónde los usuarios la visualizan.
- Catálogo KPI: Definir un inventario de indicadores dónde se especifique el origen y la métrica del cálculo. Ayudará a detectar duplicidades en la información, inconsistencias y sistemas legacy (obsoletos).
- Ontología: Conjuntamente con los diferentes equipos de la compañía, se debe crear una nomenclatura que nos permita hablar un único y mismo idioma. Por ejemplo, significa lo mismo hablar ‘Customer‘ que ‘Client‘? ¿Son entidades diferentes? ¿Es lo mismo el KPI ‘Cliente Existente‘ que ‘Cliente Activo‘?
Recuerda, el éxito se presentará ante nosotros si invertimos todos los esfuerzos en lograr desarrollar al máximo detalle cada una de las piezas del rompecabezas.
¿Qué herramientas ayudan a aplicar Data Governance?
En el mercado actual existen diferentes recursos, conocidos como Data Governance Tools, que nos ayudarán a mejorar la gobernancia de los datos de nuestro negocio. En función de lo que esperamos realizar con el software y del valor de negocio que esperamos obtener, seleccionaremos una u otra.
Sin embargo, si acabas de empezar el recorrido, mi recomendación es posponer el tema para más adelante. Si se trata de una compañía con múltiples equipos, centra todos tus esfuerzos en alinearlos y en establecer un único canal para que fluya la comunicación en todo momento, eliminando las barreras del pasado que puedan existir.
Sólo de esta forma se conseguirá llegar a la meta.
¿Se deben centralizar los datos en un único origen?
Sí. Para poder ser un gobernador ejemplar, debemos construir nuestra propia Casa Blanca en el territorio que queremos presidir.
Por este motivo, para poder construir nuestro ‘Datos’ Unidos, necesitaremos un único almacén que permita centralizar todos los datos que necesitan los habitantes. De hecho, ya podemos bautizarlo; A partir de ahora lo llamaremos el Master Data.
Por otra parte, la información deberá guardarse en agrupaciones o entidades esenciales/críticas para el negocio. Por otra parte, deberá guardarse en dos clasificaciones diferentes:
- Reference Data: Hace referencia a las transacciones / trazas.
- Analytical Data: Datos necesarios para la toma de decisiones del negocio.
Como la expresión «Todos los caminos conducen a Roma«, nuestro camino debe acabar en el Data Master. De esta forma, podremos controlar los distintos orígenes, aplicar gobernancia y ontología sobre tablas, campos e indicadores, y controlar que las aplicaciones de Business Intelligence lean los datos de un único lugar común.
¿Como medimos nuestro progreso en Data Governance?
Para poder evaluar si nuestro plan está siguiendo el buen camino, deberemos medir diferentes indicadores. A continuación, se encuentran algunos ejemplos:
- Total de orígenes distintos en apps y reports mostrados.
- ETL que extraen datos de sistemas Legacy.
- KPI mostrados en apps/reports con orígen el Data Master.
- Nombres distintos de KPI’s mostrados en apps/reports.
- Entidades incorporadas en el Data Master.
- Tiempo de extracción, carga y transformación de los datos.
¿Cómo beneficia el Data Governance al Business Intelligence?
Ca seguro que nuestro negocio dispondrá de aplicaciones analíticas e informes en los que se muestran indicadores que permiten analizar la situación actual de la compañía.
En resumen, toda la información presentada provendrá de bases de datos o data warehouse, cada uno con sus procesos ETL.
En definitiva, aplicando Data Governance conseguiremos las siguientes mejoras:
- Controlar y centralizar los orígenes en un lugar común: el Data Master.
- Nuevos Insights debido al cruce de datos en el Data Master.
- Evitar descuadres e inconsistencias entre dashboards que muestran KPI’s similares.
- Ser más ágiles a la hora de realizar cambios, subidas a producción y documentar.
- Consolidar definiciones y mostrar los indicadores bajo un nombre común.
- Alinear los diferentes equipos, tanto internos como externos.
- Mejorar el sistema de alertas para detectar errores en los datos de orígen.
- Promocionar la cultura analítica en la compañía.
- Y lo MÁS importante: creer en los datos.
En tu camino hacia la presidencia de los datos, encontraras muchos obstáculos que habrás de resolver. Cuando antes te pongas a ello antes podrás construir la Casa Blanca que tanto necesita tu negocio.
¿Y tú? ¿Estás listo para tu camino hacia la presidencia en tu compañía?
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